Najlepsze programy do planowania i organizacji pracy

Planowanie i organizacja naszej pracy jest istotnym elementem realizacji naszych zadań. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu projektami jesteśmy w stanie sprawniej i efektywniej je wykonywać. W poniższym artykule znajdziesz listę przydatnych narzędzi, które usprawnią organizację zadań Tobie i Twojemu zespołowi, bez względu na to czy pracujecie zdalnie, czy w biurze.

Asana

Darmowe (do 15 członków zespołu)

Pierwszym narzędziem, które weźmiemy na tapet, jest Asana. Jest to aplikacja dostępna online, która pozwala nam organizować pracę całego zespołu. W wersji darmowej mamy możliwość tworzenia zadań, przypisywania ich do konkretnych członków zespołu, definiowania deadlinów czy chociażby odznaczenia zadań jako wykonanych. Do dyspozycji mamy kilka widoków: lista, tablica oraz kalendarz.

W każdym zadaniu możemy wskazać osobę obecnie za nie odpowiedzialną, ustalamy termin realizacji, możemy dodać opis zadania, załączyć dodatkowe pliki, stworzyć podzadania czy w końcu dodać komentarz, oznaczając w nim innego członka zespołu.

W momencie kiedy termin naszego zadania powoli dobiega końca, otrzymamy stosowne przypomnienie:

Jeśli szukamy narzędzia, które zbierze zadania całego zespołu w jedno miejsce, a także pozwala koordynować pracę wielu osób równocześnie, to Asana sprawdzi się perfekcyjnie.

Trello

Darmowe (do 10 tablic zespołów)

Równie atrakcyjną konkurencją do wyżej wspomnianej Asany jest aplikacja Trello, która także pozwala na planowanie, zarządzanie i koordynację projektów naszego zespołu. W darmowej wersji możemy stworzyć dowolną ilość projektów prywatnych oraz 10 tablic, do których będą mieli dostęp inni członkowie zespołu. Ograniczeniem w wersji darmowej jest przesyłanie plików o maksymalnym rozmiarze do 10 MB (przy czym w wielu przypadkach i tak nie potrzebowalibyśmy aż tak dużego limitu). Jeśli zależy nam na szczególnym bezpieczeństwie projektów, możemy skorzystać z uwierzytelniania dwuetapowego podczas logowania do narzędzia.

Każdą z tablic projektu możemy podzielić na dowolną ilość list, na przykład tworząc listę rzeczy do zrobienia, w trakcie realizacji oraz rzeczy zrobionych. Do każdej listy możemy dodawać zadania i dowolnie przenosić je między sobą.

Podobnie jak w przypadku Asany, każde zadanie możemy przypisać do konkretnej osoby, ustalić termin realizacji, dodać komentarz czy załącznik.

W przypadku Trello w ciekawy sposób zostały przedstawione podzadania (checklista) – narzędzie automatycznie generuje pasek postępu całego zadania, który zapełnia się wraz z ilością wykonanych zadań cząstkowych.

Aplikacja jest bardzo podobna do Asany, dlatego nie ma sensu korzystać z ich obu równocześnie.

Slack

Darmowe (do 10 000 wiadomości)

Slack jest chatem, który dobrze sprawdza się w szybkiej komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. W trakcie realizacji projektów/zadań nie zawsze chcemy wysyłać formalne maile zawierające na przykład jedno krótkie pytanie. Istnieje ryzyko, że wtedy trafi ono do kolejki nieodczytanych wiadomości w skrzynce odbiorczej i na odpowiedź będziemy czekać zbyt długo. Sprawy, które powinny zostać załatwione w czasie rzeczywistym i mogą być rozwiązane online w łatwy sposób, możemy załatwić na Slacku.

W dodatku taki komunikator potrafi integrować członków zespołu, chociażby poprzez prowadzenie mniej formalnych rozmów.

Z narzędzia możemy korzystać zarówno w przeglądarce, jak i na pulpicie komputera. Oczywiście dostępna jest również aplikacja mobilna.

Oprócz wiadomości prywatnych możemy tworzyć kanały do komunikacji z wybranymi grupami/osobami.

Sticky notes/Google Keep

Darmowe

Jeśli chcesz zaplanować zadania na następny dzień albo zwyczajnie zapisać coś ważnego, możesz skorzystać z tego właśnie narzędzia. Daje ono możliwość szybkiego zapisania dowolnej informacji. Część osób wykorzystuje do tego celu zwykły notatnik, ale Google Keep posiada znacznie więcej funkcji. Przede wszystkim chodzi tutaj o integrację z pozostałymi narzędziami Google (m.in. Google Dokumenty), dzięki czemu notatką może stać się konkretny dokument, w którym pracujesz.

Dodatkowo do każdej notatki możesz dodać uczestników (podając ich adres e-mail), ustawić przypomnienie czy wstawić zdjęcie.

Alternatywną wersją narzędzia jest desktopowe Sticky Notes.

 

W tym programie pozostaje nam tylko i wyłącznie funkcja zapisania informacji tekstowej, na kolorowej karteczce, bez możliwości otrzymywania przypomnień lub dodawania współuczestników, ale jest to najważniejsze zadanie, jakie ma pełnić tego typu aplikacja.

Google Dokumenty/Arkusze Google

Darmowe

W wielu biznesach praca w Microsoft Excel jest swego rodzaju “must have”. Arkusze Google są internetową alternatywą, posiadającą w zasadzie wszystkie podstawowe funkcje, których możesz potrzebować. Sama zasada działania jest bardzo zbliżona do zwykłego Excela, dzięki czemu pierwsze kroki w Arkuszach Google nie powinny sprawić Ci zbyt dużej trudności.

Dodatkowym atutem pracy w chmurze jest prosta metoda udostępniania dokumentów. Co więcej, możesz zdecydować czy swój dokument udostępniasz tylko i wyłącznie w celu jego podglądu, czy może również edycji.

Jednym z większych plusów arkuszy jest możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników w tym samym dokumencie. Zmiany wprowadzane przez innych członków zespołu są widoczne na bieżąco, a poszczególne elementy arkusza można komentować. W narzędziu dostępny jest także chat, a więc wszelkie uwagi można omawiać na bieżąco.

Google Kalendarze

Darmowe

Wszyscy znają, nie wszyscy korzystają. Google Kalendarz może zastąpić tradycyjną wersję terminarza. Dzięki dostępności zarówno na komputer, jak i urządzenia mobilne, będziesz go miał zawsze przy sobie.

Kalendarz od Google posiada przynajmniej kilka ciekawych rozwiązań. Pierwszym z nich jest możliwość udostępnienia kalendarza innej osobie. Funkcja niezwykle przydatna jeśli na przykład chcesz w szybki sposób porównać swój grafik z czyimś i znaleźć wspólny termin, przykładowo na spotkanie.

Inną interesującą opcją jest możliwość współdzielenia jednego kalendarza z innymi. Dzięki temu Twój zespół w pracy będzie mógł w jednym miejscu zaplanować swoje zadania, a później je realizować. Tak naprawdę ogranicza Cię tylko Twoja kreatywność. Dysponujesz salką konferencyjną? W takim wypadku Google Kalendarz może posłużyć jako system jej rezerwacji.

Poniżej wideo prezentujące część funkcji aplikacji:

Dużym ułatwieniem w pracy z Kalendarzem jest jego integracja z Gmailem czy Google Hangouts. Dzięki temu możesz zaplanować wydarzenie z poziomu Twojej poczty czy chociażby wygenerować link do wideokonferencji.

Nozbe

Darmowe narzędzie do 5 osób i 5 aktywnych projektów

Polski program swoją funkcjonalnością podobny do Asany czy Trello. Dostępny zarówno na urządzenia mobilne, jak i desktopowe. Jego atutem jest prostota – bardzo łatwo jest się wdrożyć w środowisko aplikacji. Dzięki temu nowe osoby w Twoim zespole mogą szybko i skutecznie zacząć korzystać z tego programu. Ciekawą funkcjonalnością jest możliwość określenia pracochłonności poszczególnych zadań – w Nozbe możesz definiować przewidywany czas ich realizacji.

Microsoft to do

Darmowy

Terminarz i planer równocześnie. Jeśli korzystasz z pozostałych narzędzi Microsoftu np. Outlooka, to ze względu na synchronizację warto rozważyć wybór właśnie tego programu. Aplikacja śmiało może konkurować z narzędziem Google Kalendarza. Pozwoli Ci planować wydarzenia, dodawać i odznaczać wykonane zadania, udostępniać je innym użytkownikom, wgrywać pliki o rozmiarze do 25 MB, dodawać podzadania oraz notatki, a także ustawiać przypomnienia. Oczywiście narzędzie dostępne jest zarówno na telefony jak i komputery, dlatego będziesz je miał zawsze pod ręką.

Livespace

Pakiet “Base” za 59 pln/msc (14 dni za darmo)

Livespace to platforma CRM nowej generacji, służąca do wyznaczania i monitorowania aktywności sprzedażowych oraz zarządzania pracą zespołu handlowego. Aplikacja pomaga utrzymać relacje z klientami – szczególnie firmom, w których proces sprzedaży jest skomplikowany i trwa długo.

Niewątpliwą zaletą Livespace jest gotowy do wdrożenia proces sprzedaży, dzięki któremu wiadomo co zrobić krok po kroku, żeby sfinalizować sprzedaż. Platforma umożliwia korzystanie z szablonów wiadomości, planowania zadań oraz integrację z wieloma innymi, popularnymi narzędziami, co pozwala zautomatyzować działania sprzedażowe.

Ważnymi atutami Livespace jest infrastruktura AWS spełniająca najwyższe standardy bezpieczeństwa, a także zespół obsługi, wspierający klienta na każdym etapie jego pracy z systemem. Dzięki Livespace CRM poukładasz działania sprzedażowe, przejmiesz kontrolę nad pracą zespołu handlowego i zaczniesz sprzedawać skuteczniej.

Spotify

Darmowe, wersja bez reklam za 19,99/msc

Myślę, że ta aplikacja jest w większości przypadków bardzo dobrze znana. Spotify jest programem służącym do słuchania muzyki… W takim razie dlaczego znalazł się na tej liście?

Wiele osób w trakcie wykonywania zadań słucha muzyki i jest to rzecz, która po pierwsze umila ich czas, ale co ważniejsze w aspekcie zawodowym, może zwiększać ich koncentrację i wydajność. Zaletą korzystania ze Spotify jest możliwość automatycznego odsłuchiwania kolejnych utworów. Dzięki gotowym lub stworzonym samodzielnie playlistom nie musimy, co kilka minut odrywać się od naszych zadań i włączać/zmieniać piosenki. Podobne możliwości może dać nam Youtube, ale o ile nie posiadamy konta premium, co pewien czas będziemy zmuszeni przełączać się na niego i pomijać kilkuminutowe reklamy.

Freedom

29$/rok (7 darmowych sesji)

Czasem ciężko efektywnie zarządzać naszą pracą ze względu na różnego rodzaju rozpraszacze – szczególnie jeśli realizując nasze zadania przeklikujemy się po internecie. Wystarczy chwila nieuwagi i kolejne 15 minut tracimy na scrollowaniu facebookowej tablicy. Aby zapobiec takim sytuacjom, możemy wykorzystać narzędzie Freedom. Pozwoli nam ono zablokować wybrane strony internetowe czy aplikacje na komputerze, telefonie czy tablecie. Dodatkowe rozszerzenia do przeglądarki pozwolą ustalić dzienny limit, który możesz spędzić na zablokowanych stronach oraz będą monitorować Twoją aktywność w sieci.

Darmową alternatywą dla tego programu jest aplikacja Stay Focused. Jeśli jesteśmy w stanie zaakceptować reklamy oraz brak integracji różnych urządzeń, to na pewno warto rozważyć tę opcję.

Pomofocus

Darmowe

Często zapominamy o tym, jak ważna jest ergonomia w naszej pracy, a jej nieodłącznym elementem jest właśnie przerwa. W związku z tym ostatnią aplikacją na tej liście jest program do jej planowania, dostępny z poziomu przeglądarki. Dzięki niemu nasze zadania będziemy mogli podzielić na mniejsze, a przy okazji nie będziemy zaniedbywać swojego zdrowia fizycznego i psychicznego. Takie podejście może również znacząco zwiększyć produktywność naszych działań. Aby mądrze i efektywnie pracować musimy równie mądrze potrafić planować swoje przerwy.